決算書で現金残高がマイナスになっているとき

マイナスはありえない。

納税者の方がご自身で作成した決算書のチェックをすることがあるのですが、現金残高がマイナスになっているという誤りをよく見かけます。

現金残高がマイナス???普通に考えたらありえないことなのですが、会計ソフトに入力した結果打ち出されたので、違和感を感じつつもその決算書で正しいとお思いになられるのかもしれません。

なぜマイナスになるのか。

以下の仕訳を見てください。

口座からお金を引き出して、そのお金で経費を2つ支払ったという例です。

借方 貸方 摘要
現金 10,000 普通預金 10,000 口座引出
旅費交通費 5,000 現金 5,000 チャージ
交際費 7,000 現金 7,000 接待

現金残高は10,000円-5,000円-7,000円=▲2,000円となります。

なぜマイナスとなってしまったのか?

それは、口座から引き出したお金以上に支払が発生してしまったからです。

では、引き出したお金で賄いきれなかった部分はどのように支払ったのでしょうか?

それは、支払った本人のポケットマネーで支払われたのです。つまり、立替えて支払ってもらったということなのです。

どうすればよいのか。

次の仕訳(支払った日付、決算整理仕訳どちらでも良いです。)を行ってください。

借方 貸方 摘要
現金 2,000 短期借入金 2,000 経費立替発生

立替えて支払ってもらった=支払った本人からお金を借りたことを意味しますので、短期借入金を使用します。

この仕訳により、決算書には「現金 0」「短期借入金 2,000」が載り、適正化が図られます。

支払った本人には、適当な時期に精算をしましょう。

借方 貸方 摘要
短期借入金 2,000 普通預金 2,000 立替精算

この仕訳により、決算書に載っていた「短期借入金 2,000」は解消されます。

なお、あまりにも長い期間精算がされていないと、支払った本人からもらったものとして、短期借入金→雑収入(正確には受贈益)へと収益認定される恐れがあります。注意してください。

まとめ

今回は現金残高がマイナスの場合を取り上げましたが、売掛金、買掛金、預り金といった科目がマイナスとなっている決算書を見たことがあります。

一部の例外を除いて、基本的に資産、負債はプラスになります。マイナスになっていたら、どこかの仕訳を間違っていたり、仕訳の計上が不足している可能性があります。

まずは、帳簿を見返して原因を探ってみてください。それでも原因がわからなければ、商工会議所や青色申告会、税理士会などが開催している無料相談でご相談になられてみるのもよいかもしれません。